証明書や公文書の翻訳は、公的機関に提出する重要な書類であることがほとんどです。もちろん誤訳は認められず、さらには文書の有効期限も決まっていることから、納期に関しても厳しい期限であることが多いです。今回は、証明書や公文書翻訳を海外へ提出する際に必要な「証明や認証」についての詳細と、翻訳会社に証明書や公文書の翻訳を依頼する際の注意点について、詳しくご紹介いたします。
証明書や公文書を海外へ提出する際に必要となる「認証」について
証明書や公文書を海外へ提出する際には、その翻訳文書を「翻訳した」「正しいものである」と証明・認証するための手続きが必要ですが、その一部は翻訳会社に別途依頼することで可能となります。ここでは、どのような方法があるのか詳しくご紹介いたします。
・翻訳証明
翻訳証明とは「この文章を翻訳しました」と、翻訳会社が発行する証明で、主に海外での公的機関や教育機関、また金融機関などにおいての申請時に必要とされます。この翻訳証明は、書類を必要としている本人や、利害関係者ではない「第三者」であることが必須となっており、主に翻訳会社に所属する翻訳家が第三者としての立場で翻訳した旨の一文が記載されています。その他にも、翻訳会社名や連絡先、翻訳日または証明発行日などが明確に記載され、翻訳会社の印鑑も押されます。
・公証人の認証
翻訳会社が発行する翻訳証明よりも信頼性の高い書類で、翻訳の条件に「notarial」または「notary」と記載されている場合に必要となります。上記ふたつの単語は、日本語訳で「公証人（による）」という意味で、主に戸籍謄本や住民票、出生届、婚姻届等に使われる認証です。各地域にある公証役場で公証人による認証を受けることになり、翻訳会社に翻訳を依頼する際に「公証人の認証を行って欲しい」と依頼をすれば、別途料金で申し込みが可能な翻訳会社もあります。
・外務省の公印確認と領事認証
外務省の公印確認と領事証明を得ることにより、提出国からの信頼を得ることができます。この認証が必要な国は、「ハーグ条約」に加盟していないタイや中国、シンガポールなどです。ハーグ条約とは、1980年にオランダのハーグ国際私法会議で採択され、1983年に発効された「国際的な子の奪取の民事上の側面に関する条約」のことを指します。国境を越えた「子供の連れ去り」があった場合には、迅速な返還を実現することを目的として定められている条約で、この条約に非加盟の国では、外務省の公印確認と領事認証が必要となります。
証明書や公文書翻訳を依頼する時の注意点
ここまで、証明書と公文書翻訳に必要な「証明や認証」についてご紹介してきました。では、証明書と公文書翻訳を翻訳会社に依頼する際は、どのような点に注意をすればいいのでしょうか？わかりやすく、まとめてご紹介いたします。
①翻訳会社が「翻訳証明書」を発行できるか
前述の通り、公文書を翻訳する際は、海外へ提出する場合が多く、翻訳証明が必要なケースがあります。そのため「翻訳証明」を発行できる翻訳会社であることが重要です。翻訳証明を発行していない翻訳会社も存在していますので、事前に発行できるかの確認をすることが大事です。
②法務関連の翻訳に強く、実績がしっかりとあるか
法務関連の翻訳は、充実した実績と経験豊富な翻訳者である必要があります。文書の正確な翻訳だけではなく、文書に付随する手続きや規約を考慮しながら、公的文書として成立する翻訳であることが非常に重要となります。ホームページ等で、しっかりと実績が記載されているか、またその実績は実態のあるものかどうかなど、綿密に調べてから依頼をするようにしましょう。
③精度・品質・納期の早さなど、全体的にレベルの高い翻訳を行っているか
証明書や公文書は、不備があると公的機関に受理されず、トラブルの元となります。翻訳会社の翻訳の精度や品質が問われる部分です。手続きに支障をきたすことのないように文書の目的を正しく理解したうえで、高精度かつ高品質の翻訳を提供できる翻訳会社を選ぶことが、トラブルの予防につながります。また、書類の提出には厳格な「期限」が設けられていることがほとんどです。期限に間に合わないと、文書そのものが無効扱いとなり、再発行の手続きが必要となる場合もあります。このことからも、納期をしっかり守ることが求められ、お客様にしっかりと納期を提示し、それを厳守できる翻訳会社こそが「信頼できる翻訳会社」といえるでしょう。
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