日本のビジネスシーンにおいて必要になることが多いメール。最近は様々なコミュニケーションツールが発達したことによりメールを使用する頻度が以前より少なくなった人も多いかもしれませんが、オフィシャルな内容を文面で相手に伝える際は、まだまだメールを利用することが根強いのではないでしょうか。
ビジネスシーンにおいて日本のみならず、世界各国でもメールの利用は活発です。
今回は、英語圏でのビジネスメールのルールについて紹介します。
英語でビジネスメールを書く際に抑えておくべき3つのポイント
日本文化とは異なる英語圏の文化ならでは！
ビジネスメールを書く際に抑えておくべき3つのポイントをご紹介します。
- 大切なことを「最初」に書く
英語では大切なことの要点を文頭に書きます。こちらの意図が伝わる文面を心がけることが必要です。英語のビジネスメールは用件の伝達手段であるため、日本語のメールとは違い、「いつもお世話になっております」といったような挨拶文は必要ありません。英語でのメールは、過剰なコミュニケーションは不要といえ、結論ファーストを意識することが大切です。 - シンプルかつ簡潔な内容にする
できるだけ要点を簡潔にまとめ、シンプルに文章を作ります。過剰な丁寧語や、まわりくどい表現を多用せず、一画面ですべてが収まるくらいが見栄えとして良いです。 - 文字化けする可能性のある文字は使用しないようにする
環境依存文字などの文字化けの可能性がある文字の使用は避けます。日本では全角のアルファベットや数字を使うことがありますが、英語圏では必ず半角を使用します。
英語のビジネスメールの基本構成
上記の3つのポイントを踏まえて、英語のビジネスメールの基本構成を紹介します。
- 件名
内容を知らせる重要な部分である件名は、簡潔明瞭を心がけ、一目見て内容がわかるように工夫するのは日本語圏も英語圏も同様です。不明瞭な件名の場合、迷惑メールと判断されてしまう恐れがあるので、注意が必要です。 - 頭語(宛名)
"Dear" で宛名を始めます。英語のメールでは必ず書きます。"Dear" の後には相手の名前を書きます。相手の名前がわからず、役職名だけがわかっている場合は、役職名を記載します。役職もわからない場合は、”To whom it may concern” (ご担当者様へ)などと書くようです。親しい相手であれば、Dearを抜いて名前のみ書くだけでも問題ないようです。 - 前文(書き出し)
日本語のメールの挨拶記載の部分にあたります。基本的に英語のビジネスメールでは挨拶は不要ですが、簡単な自己紹介文などを書くと印象が良くなります。 - 主文
用件を結論から書きます。相手にお願いしたいことなどを簡潔に書きましょう。締め切りがある場合は、明確に記載して自分の意見などは最後に書くと良いです。 - 末文(結びの挨拶)
最後にお礼の一言などを伝えます。定型文があるので、感謝・依頼・お詫びなどに適した文章を決めておいて活用すると便利です。 - 結語
頭語を受けるパートで、日本語の拝啓に対する敬具に相当します。”Sincerely” など、いくつか定型文があります。 - 署名
自分の名前に続けて部署名や社名を記入します。
英語のビジネスメールの書き出し
件名よりも少しだけ細かいメール内容について書きます。簡単な自己紹介やお礼の言葉を書くと良いようで、以下のとおり、いくつか文例を紹介します。
お礼
- I hope today is a great day with you. (素敵な一日になりますように)
- Thank you for attending last week. (先週は出席ありがとうございます)
- Thank you for seeing you the other day. (先日はありがとうございます)
- Thank you for your inquiry about our products. (弊社の製品へのお問い合わせ、ありがとうございます)
- Thanks for your invitation. （ご招待ありがとうございます）
依頼
- I’d like to borrow your wisdom. (お知恵を拝借します)
注意
- Please note that the project report submission is until the end of the month.(プロジェクトの報告書の提出は月末までなのでご注意ください)
英語のビジネスメールでよく使うフレーズ
よく使うフレーズを紹介します。
- 【Important】Please send agreement (重要:契約書をお送りください)
- Introduction :I'm Y in Sales of X company. (はじめまして、X社の営業担当をしておりますYです)
- The product I showed last month has been improved. (先月お見せした製品が改良されました)
- Please introduce to～ (～に紹介していただきたい)
- It would be great if you could go together. (ご一緒できるとうれしいです)
- Please let us know. （教えてください、お問い合わせください）
- I’ll let you know the application has been approved.(申請が承認されましたのでお知らせいたします)
- Sorry, the accepting period has passed. (残念ですが、受付終了しました)
英語のビジネスメールの結び
英語のビジネスメールでは、末文・結び、共に長文は好まれないようです。
- Thank you for your help. (どうもありがとうございました)
- I’m looking forward to see you. (会えるのを楽しみにしています)
- Have a great weekend. (よい週末をお過ごしください)
- Please contact me if you have any questions about this service. (このサービスについての質問があれば連絡してください)
- Please confirmation at your earliest convenience. (できるだけ早めにご確認ください)
末文の次にくる「結語」は、日本語の「敬具」にあたります。下記のように決まった表現が使われます。
- Best regards
- Sincerely Yours
いかがでしたでしょうか。文化によってメールでのルールは大きく異なります。plus connectionの英語の翻訳者は、ビジネスメールのルールはもちろん、ビジネス文書においてもよく理解した者が在籍しております。ぜひお困りのことがございましたらお気軽にお問い合わせください。
